Wenn Sie sich entscheiden, von der Data-Center- oder Server-Variante auf Jira und Confluence Cloud umzusteigen, werden Ihnen als Benutzer:in oder Administrator:in einige wesentliche Unterschiede auffallen. In diesem Blogbeitrag werden die zentralen Änderungen für Benutzer:innen und Administrator:innen zusammengefasst, um Ihnen den Einstieg in die Cloud zu erleichtern.
Änderungen und neue Funktionen in Confluence Cloud
Neben den Confluence-Seiten und Blogbeiträgen, die auch in der Data-Center-Variante von Confluence vorhanden sind, gibt es gleich drei neue Inhaltstypen in Confluence Cloud:
Whiteboards sind ein kollaboratives, interaktives Werkzeug, das Teamarbeit visuell unterstützt. Whiteboards bieten eine “Leinwand”, auf der Teammitglieder in Echtzeit zusammenarbeiten können. Sie können Ideen visualisieren, Brainstorming durchführen und komplexe Konzepte auf einfache Weise darstellen. Auf Whiteboards können mittels Stiften, Formen, Textfeldern und Notizen Ideen dargestellt werden. Whiteboards können direkt in Confluence-Seiten eingebettet werden. Dies ermöglicht es Teams, visuelle Darstellungen direkt neben ihren Dokumentationen und Inhalten zu haben, was die Informationsvermittlung und -verarbeitung erheblich erleichtert. Whiteboards sind in andere Atlassian-Tools integriert: So können aus einem Whiteboard heraus Tickets in Jira erstellt werden.
Mit der Einführung von Confluence-Datenbanken fügt Atlassian ein vielseitiges Tool zum Funktionsumfang von Confluence Cloud hinzu. Hiermit können Informationen, ähnlich wie in einer Datenbank, in Confluence organisiert werden. Im Gegensatz zu herkömmlichen statischen Tabellen verfügen diese dynamischen Tabellen über „lebendige“ Felder, in denen Sie Informationen aus einer Confluence-Seite, von Jira-Vorgängen oder einer anderen Confluence-Datenbank referenzieren können. Natürlich ist es auch möglich, grundlegende Feldtypen, unter anderem Text-, Zahlen- und Datumsfelder, zu einer Confluence-Datenbank hinzuzufügen. So können Abfragen und komplexe Datenbeziehungen direkt in Ihre Dokumentation eingebettet werden, ohne auf externe Tools zurückgreifen zu müssen. Dies erleichtert es, konsistente und aktuelle Informationen bereitzustellen, die für alle Teammitglieder zugänglich sind. Mehr Informationen inklusive Anwendungsbeispiele für Confluence-Datenbanken finden Sie hier.
Intelligente Links ermöglichen es, Inhalte aus verschiedenen Atlassian-Produkten wie Jira und Trello sowie aus anderen Tools wie Google Drive, Sharepoint, Miro und Youtube direkt in Confluence Cloud einzubinden. Es werden insgesamt über 1000 verschiedene Tools unterstützt. Die eingebundenen Inhalte können übersichtlich in der Inhaltshierarchie in der Randleiste angezeigt werden. Intelligente Links können umbenannt, geteilt, mit Einschränkungen versehen und ersetzt werden. Mehr Informationen über intelligente Links finden Sie hier.
Des Weiteren ermöglicht Confluence Cloud die Möglichkeit, eine URL auf einer Confluence-Seite in verschiedenen Formaten darzustellen: als Internetadresse, als kompakte Karte oder als eingebettete bzw. bearbeitbare Seite.
Neben der Einführung neuer Inhaltstypen wurde besonders die Benutzerfreundlichkeit der Randleiste überarbeitet. Jetzt können Seiten mühelos per "Drag-and-Drop" innerhalb der Inhaltshierarchie verschoben werden. Zudem ist es nun möglich, verschiedene Seitenaktionen wie Umbenennen, Markieren und Archivieren direkt in der Seitenleiste auszuführen, was in der Praxis eine Menge Klicks einspart.
Die Integration des neuen Moderatorenmodus ermöglicht es, Seiten im Präsentationsstil anzuzeigen. Dieser Modus präsentiert eine Confluence-Seite im Vollbildmodus und erlaubt eine Navigation auf der Seite mittels Pfeiltasten. Er eignet sich hervorragend dazu, etwa Projektseiten während einer Präsentation den Teammitgliedern vorzustellen.
Confluence-Seiten ermöglichen inzwischen, einen Status zuzuweisen, um beispielsweise eine Seite als Rohfassung oder als verifizierte Seite zu kennzeichnen. Die Verifizierung einer Seite, als eine Möglichkeit im Qualitätsmanagement, können nur spezielle Benutzer:innen durchführen. Zusätzlich besteht jetzt die Option, Headerbilder in Confluence-Seiten einzufügen.
Auch das Aufgabenmanagement wurde in Confluence-Cloud überarbeitet. Aufgaben können jetzt bequem per Fälligkeitsdatum, Status, Ersteller, Seite und Bereich gefiltert werden.
Hinweise für Administrator:innen
Das Berechtigungssystem in Confluence Cloud wurde verbessert, um mehr Flexibilität zu bieten. Neben den bestehenden Optionen wie dem Freigeben eines gesamten Bereichs für anonymen Zugriff, können nun auch öffentliche Links für einzelne Seiten erstellt werden. Auf diese Weise können Benutzer:innen eine Seite mit Internetnutzern teilen, ohne diesen Zugriff auf das gesamte Confluence zu gewähren. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit für Administrator:innen, diese Funktion für Benutzer:innen zu deaktivieren.
Durch die Einführung der Gäste-Funktion können externe Benutzer:innen nun Zugriff auf Confluence Cloud erhalten. Ein Gast kann Zugriff auf einen spezifischen Bereich erhalten, wobei bis zu fünf Gäste pro zahlendem Benutzer:innen hinzugefügt werden können. Das Besondere: Gäste verursachen keine zusätzlichen Lizenzkosten. Mehr Informationen zur Gäste-Funktion finden Sie hier.
Premium-Funktionen in Confluence Cloud
Die Automatisierungen, die aus Jira bekannt sind, sind nun auch im Premium-Tarif von Confluence Cloud verfügbar. Diese ermöglichen es, manuelle und zeitaufwendige Aufgaben durch moderne Prozesse und einfache "Wenn-dies-dann-das"-Regeln (Low-Code/No-Code-Regelgenerator) zu ersetzen. Einige Beispiele hierfür sind:
- Automatische Erstellung von Besprechungsnotizen zu einem festgelegten Zeitpunkt.
- Versenden einer E-Mail mit einer KI-generierten Zusammenfassung und Aufgaben, sobald Besprechungsnotizen veröffentlicht werden.
- Deaktivierung des öffentlichen Links einer Seite, wenn ein bestimmtes Stichwort hinzugefügt wird.
Confluence Cloud bietet eine Vielzahl von Automatisierungsvorlagen, die an individuelle Anforderungen angepasst werden können. Zudem besteht die Möglichkeit, Automatisierungsregeln komplett individuell “from Scratch” zu erstellen.
Um die Übersicht zu behalten, können Administrator:innen jetzt auf die neue Steuerzentrale zurückgreifen. Dort werden, neben Statistiken über Inhalte und deren Nutzung, auch wichtige Informationen über Berechtigungen und neue Funktionen für das gesamte Confluence oder einzelne Bereiche zusammengefasst.
Mit AI - Atlassian Intelligence stellt Atlassian eine Sammlung von KI-gestützten Funktionen in Confluence Cloud bereit. Diese umfassen unter anderem das Generieren und Transformieren von Inhalten, das Zusammenfassen von Seiten oder KI-gestützte Generierung von Automatisierungsregeln. Wir werden demnächst Atlassian Intelligence in einem Blogbeitrag genauer vorstellen.
Neue produktübergreifende Funktionen für Jira und Confluence Cloud
Neben dem Design von Jira und Confluence, das in der Cloud überarbeitet wurde, sind auch viele nützliche Funktionen hinzugekommen. Eine dieser neuen Funktionen, die in Jira und Confluence genutzt werden kann, ist die Teams-Funktion. Mit dieser neuen Funktion können Benutzer:innen verschiedene Teams erstellen. Diese Teams können auf zwei Arten genutzt werden: Erstens können sie durch die "@-Funktion" in Confluence und Jira erwähnt werden, was die zeitsparende Erwähnung mehrerer Benutzer:innen ermöglicht, ohne jeden Benutzer:innen einzeln mit "@" markieren zu müssen. Zweitens können Teams in Jira in einem speziellen neuen Feld verwendet werden, um einem gesamten Team eine Aufgabe zuzuweisen.
Wichtige Änderungen in der Administration von Jira und Confluence Cloud
Im Gegensatz zur Server- oder Data-Center-Variante von Jira und Confluence, gibt es in der Cloud keine Systemadministrator:innen mehr. Trotz der Beibehaltung der Rolle der Produkt-Administrator:innen (“Jira”- und “Confluence-Administrator”), wurde eine neue Verwaltungsebene über der Produktebene eingeführt: Die Site bzw. Organisation. Die Organisations-Administrator:innen sind in der Cloud unter anderem verantwortlich für die Benutzerverwaltung, Abrechnungen und sicherheitsrelevante Einstellungen. Mehr Informationen zu den verschiedenen Administrationsebenen in der Cloud finden Sie hier.
Tarife
Ein markanter Unterschied, der sich in Atlassian-Cloud-Produkten wiederfindet, liegt darin, dass diese Produkte in verschiedenen Tarifen angeboten werden: Free, Standard und Premium. Diese Tarife variieren hinsichtlich ihrer Funktionen und Preise. Einige Features, wie KI-Unterstützung beim Erstellen von Texten, Analysen oder der Team-Kalender gibt es bspw. nur in Confluence Cloud-Premium. Einen Überblick über die verschiedenen Funktionen und Tarife für Confluence Cloud finden Sie hier und für Jira Cloud hier.
